こんにちは！大成ERC 業務サポート部の佐野です。
6月に入り、だんだんと蒸し暑い日も増えてきましたね。
この時期になると、私は足がすごく浮腫みやすくなります。
どうやら梅雨の湿度や気圧の変化も関係しているそうです(´；ω；`)
私の浮腫み解消法は『早めに着圧靴下を履く』です！
これでだいぶ楽になります^^
さて、前回私が発信させていただいたメルマガでは、
kintoneを導入したものの、最初の2年間はほとんど活用できていなかった…
というお話をさせていただきました。
そこから、
「まず1つだけちゃんと使ってみよう」と決め、
最初に作ったのが“派遣スタッフ一覧”でした。
そこで今回は、
当社で最初に取り組んだ『派遣スタッフ一覧管理』についてお話しします。
最初はノートとExcelでの管理でした
当時、派遣スタッフの情報はノートとExcelで管理していました。
登録があるたびにノートへ記入・Excelへ入力をし、契約書やスタッフシートなどは、
スタッフごとの個別フォルダーにファイリングしていました。
（ちなみに個別フォルダーは、今も現役です。）
ただ、
・どこに最新情報があるか分かりづらい
・確認に時間がかかる
・情報共有がしにくい
と感じる場面も少しずつ増えていきました。
そこで、まずは派遣スタッフ一覧をkintoneで管理してみることにしました。
最初は本当にシンプルな一覧だけでしたが、少しずつ項目を増やしたり、必要な情報を見直したりしながら改善を重ねていきました。
また、以前はExcelで作成していたスタッフシートも、
現在ではkintoneからPDF出力できるようになり、作成や管理がかなり楽になりました。
1つの登録を、いろいろな業務で使えるように
kintoneを使って便利だと感じたことのひとつが、
“1つのデータを他のアプリでも活用できる”ところです。
例えば、スタッフ情報を一度登録しておけば、
・スタッフシート
・勤怠管理
・各種管理表 など
さまざまな場面で同じ情報を利用できます。
以前はExcelなど、それぞれ入力していたため、
入力ミスや表記ゆれが発生することもありました。
特に外国人材の場合、名前の表記が少し違ってしまうこともあり、
入力する人によって表記が変わってしまうケースもありました。
現在は、登録した情報をそのまま利用できるため、
入力ミスや確認作業もかなり減ったように感じています。
「何度も同じ情報を入力しない」
それだけでも、日々の業務負担は少し、いや、とても変わるものだと実感しています。 業務改善というと、大きく変えなければいけないイメージがありますが、
実際は、
「まず1つやってみる」
くらいの小さなスタートでも、
日々の業務は少しずつ変わっていくものだと感じています。
今後も、当社で実際に取り組んできたことを、少しずつお話しできればと思います。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
今後ともよろしくお願いいたします。