こんにちは！大成ERC業務サポート部の長谷川です。

最近、仕事でもプライベートでも「生成AI」という言葉を耳にする機会が増えましたよね。
皆さんも、一度は使ったことがあるのではないでしょうか。

文章を考えたり、情報を整理したり、アイデアを出したりと、とても便利な生成AIですが、業務で使う際には気をつけたいポイントもあります。

今回は、生成AIのメリット・デメリットと、会社で使用する際の注意点をご紹介します。

生成AIを使うメリット

① 作業時間を短縮できる
文章のたたき台作成や要約、アイデア出しなどをAIに手伝ってもらうことで、作業時間の短縮につながります。
「まずは案を出してほしい」というときにも便利です。

② アイデアの幅が広がる
自分ひとりでは思いつかなかった表現や視点を提案してくれるのも生成AIの魅力です。
企画や文章作成で行き詰まったときのヒントとしても活用できます。

③ 気軽に使いやすい
専門的な知識がなくても、普段使っている言葉で質問やお願いをするだけで利用できます。
業務のちょっとしたサポート役として取り入れやすいのも特徴です。

生成AIを使うときの注意点

① 内容が正しいとは限らない
生成AIの回答には、間違った情報や古い情報が含まれることがあります。
大切な内容は、そのまま使用せず、人の目で確認することが必要です。

② 入力する情報には注意が必要
個人情報や社外秘の情報などを入力すると、情報管理上のリスクにつながることがあります。
「何を入力してよいのか」を事前に決めておくことが大切です。

③ AIらしい文章になることも
便利だからといって、そのまま使ってしまうと、少し堅かったり、似たような表現になったりすることもあります。
最後に人が手を加えることで、より自然で、その会社らしい文章に仕上げることができます。

会社の業務で使用する際の注意点

生成AIを業務で利用する場合は、便利さだけでなく、情報管理や社内ルールにも目を向ける必要があります。

① 個人情報・機密情報を安易に入力しない
取引先情報、従業員情報、契約内容、社内資料など、外部に出してはいけない情報は入力しないよう注意が必要です。

② AIの回答をそのまま採用しない
生成された内容は必ず担当者が確認し、事実関係や表現に問題がないかチェックしましょう。
特に契約、法務、経理、人事などの重要な業務では、最終判断をAIだけに任せないことが大切です。

③ 社内で利用ルールを決めておく
「どのサービスを使ってよいか」「どんな情報を入力してよいか」「生成物をどのように確認するか」など、一定のルールを決めておくと、安心して活用しやすくなります。

生成AIは、使い方次第で仕事をぐっと楽にしてくれる便利なツールです。 すべてをAIに任せるのではなく、AIに手伝ってもらい、最後は人が確認することを意識しながら、上手に取り入れていくことが大切です。